Yöneticilere Tuzak Kuran E-Postalar

İletişimi temel manada kişilerin kendilerini yada işlerini yazılı, görsel, sözlü vb gibi yollarla ifade etmesi ve karşı tarafında bunu alması ile tamamlanan bir süreç olarak tanımlayabiliriz.

Günlük işlerin takibi, raporlar, bilgilendirmeler, ay sonu işlemleri ihale takipleri kısaca kurumsal işlerimiz ile ilgili tüm süreçlerde elektronik posta, iletişim aracı olarak kullanılmaktadır. Her daldan her konudan gelen postaların çokluğundan bir süre sonra önemli önemsiz postaları ayırt edememeye başlarız. Çoğu zaman çok kritik öneme sahip postaları da kaçırdığımız ve bazen telafi edilemez durumlarla karşı karşıya kaldığımız olmuştur.

E-postalar, yöneticilerin zamanını çalan, vermliliğini düşüren çok iş yapıyormuş izlenimini veren en büyük tuzaklardan bir tanesidir.

Farkında olmadan yönetici olarak asıl yapmamız gereken işleri bir kenara bırakıp, posta yönlendirme işini yapıyor bulabiliriz kendimizi.

İş verimimizi düşürmesi, zamanımızı çalması, iş yaptığımızı zannettiğimizi, iletişim kazaları, ilgisiz postaların gelmesi gibi sıkıntıları yoğun iş tempomuzda mutlaka yaşamışızdır.

Bu yazımda posta nasıl kullanılır, nasıl yazılır gibi konulara değinmeyeceğim. Ancak kurumsal yapılarda E-Posta kullanımına yönelik önemli gördüğüm saha tecrübelerimden bazılarını sizinle paylaşacağım.

1. Kuralları Belirleyin

Kendi biriminizde çalışan personellere yönelik posta gönderim kuralları hazırlanmalı ve tüm birimlere bildirilmeli ve farkındalık oluşturulmalıdır.

Posta kimin ile ilgili ise doğrudan o kişiye yazılmalıdır. Kime ve bilgi kısmında sadece gerekli kişi yada kişiler olmalıdır.

Postalarda, yönetici yazılması gerekiyor ise sadece bir üst yönetici yazılmalıdır.

Operasyonel süreçler yada yazışmalar teknik personeller (Yazılımcı, sistemci, network vb gibi) arasında yapılmalıdır. Bu postalarda gerekli durumlar haricinde, kesinlikle müdürler, yöneticiler yer almamalıdır. İşler tamamlandıktan sonra ilk yöneticisine işin sonucu hakkında sonuç postası, yönetici de üst yöneticisine bilgi postası gönderir. Böylece operasyonel süreç takibinde 20 posta yazıldıysa ilk yöneteciye bir kaç posta, üst yöneticiye tek posta gitmiş olacaktır.

Postalar iş bitirmek ve sonuca gitmek için yazılmalıdır, sorumluluk atmak yada benden gitsin nerde patlarsa patlasın mantığı güdülmemelidir.

“Postalarda yöneticilerin yer almaması önemli bir nokta iken diğer taraftan da ekipten ve süreçlerden kopmamalıdır.”

2. Kısa ve Anlaşılır Yazılmalı

Mobil cihazlarda düşünülerek gereksiz cümlelerden arındırılmış, bir bakışta okunabilecek ve anlaşılabilecek şekilde basit bir dil kullanılmalıdır.

Konu mutlaka yazılmalı ve işin içeriğini kapsamalıdır. Böylece geriye dönük konuya göre arama yapıldığı zaman içerikle ilişkili sonuçların gelmesi mümkün olacaktır.

“Hem konu hemde posta içeriği konuyu anlatacak şekilde kısa ve anlaşılır yazılmalıdır.”

3. Yüz yüze ve Telefon ile Görüşme

Birim içerisindeki süreçlerde daha çok yüzyüze yada telefon aracılığıyla yapılan iletişim seçenekleri kullanılmalıdır. Sonuç, raporlama vb gibi. gerekli durumlarda E-Posta kullanılmalıdır.

İyi niyetle yazmış olduğunuz bir içerik karşı tarafta bambaşka şekilde anlaşılabilir. Beklenmedik sonuçlar ve iletişim kazaları doğurması muhtemeldir.

Yüz yüze ve telefon görüşmeleri projelerin başarı oranlarını doğrudan etkilediğini bizzat kendim defalarca tecrübe ettim ve çok güzel sonuçlar elde ettiğimi gördüm. Buradaki bahsettiğim görüşmeler toplantılar şeklinde olmayıp, kısa kısa bilgilendirme görüşmeleridir.

“Kelimeler ve cümleler duygularınızı, ruh halinizi karşıya yansıtamazlar. Bu durumda iletişim kazaları kaçınılmaz olur.”

4.Gelen Posta Kutusunu Boşaltın

İş yoğunluğunuza bağlı olarak gelen posta kutunuz e-postalarla dolacaktır. Bir süre sonra postalar arasında kaybolursunuz. “Acaba şu postanın gereğini yaptım mı? Aaaa! Bu postaya cevap yazmayı unutmuşum.” gibi sorularla posta kutunuzu incelemeye başlarsınız, derken gelen ve giden posta kutusu arasında mekik dokumaya başlarsınız.

Gelen posta kutunuzu temiz bir şekilde kullanmak için, işe dizin yapınızı düzenleyerek başlayabilirsiniz. Ben yıllara göre dizinler oluşturuyorum. Sizde kendi iş durumunuza göre dizin yapısı oluşturabilirsiniz. 2014, 2015, projeler, tamamlananlar gibi.

Gelen postalarınızı işlem yaptıktan sonra ilgili dizine taşımalısınız. Böylece gelen posta kutunuz hep boş ve temiz kalacaktır. Orada posta varsa ya okunmamıştır yada gereği yapılmak üzere bekliyordur.

“Postalar okunmuş, gereği yapılmış temiz bir gelen posta kutusu iş verimimizi doğrudan etkileyecektir.”

Faydalı olması dileklerimle…
İrfan KESKİN
Ocak 2015